В одном чёрном-чёрном городе было чёрное-чёрное агентство по организации мероприятий. И одной чёрной-чёрной ночью случилось вот что…
Жуткое мероприятие или чему учат ошибки в EVENT-индустрии
Все персонажи вымышлены, а совпадения случайны.
Самый сложный заказчик, это заказчик-эксперт (чаще, это псевдо-эксперт, который думает, что он разбирается лучше вас в отрасли). Мы всегда задаемся вопросом: «а мы тут для чего?». Ответ не получаем, но подкармливаем свой синдром самозванца. Наверно это самый красный из всех флагов, когда вам потенциальный заказчик говорит: «а я в студенчестве занималась вот этим, у меня огромная экспертиза, я знаю как нужно…». Дальше, весь ваш многолетний профессиональный опыт будет разбиваться о стену непонимания и неприятия. Потому что вас нанимают, чтобы вы делали, так как скажут, укрепляя самомнение клиента. Никакая аналитика, профессиональный взгляд, опросы респондентов и адекватная логика и рационализм ситуацию не спасут.
У каждого был такой клиент, мы уверены. И мы, не исключение. Рассказываем, какие выводы мы вынесли и почему больше на такое не соглашаемся.
Это было давно, в самом начале нашей работы в event-индустрии. Нас заказали на мероприятие, которое заказчик проводил впервые. Да, это был тот самый заказчик, который «я знаю в ивентах примерно всё…» И тут мы собрали целый букет факапов, из которых наша экспертиза выросла еще сильнее!
На протяжении всего проекта, у нас складывалось ощущение, что мы попали в какой-то сюрреалистический ситком, и с каждым днем становилось все сложнее психологически выдерживать и ожидать кульминации сериала!
Мы всегда за, чтобы клиент был в курсе и погружен в процесс, для этого сами инициируем встречи, созвоны или ежедневные/еженедельные отчеты в чатах. Тут тоже, к каждому созвону мы готовили чек-листы о выполнении работ по подготовке. Мы были уверены, что это что-то важное и нужное, иначе мы просто теряем время! Как же мы удивились, за 2 дня до мероприятия, на созвоне, когда увидели, что заказчик открыл все эти чек-листы впервые за месяц! Нет ничего хуже, чем делать никому не нужную работу!
Критично было и на самом старте, при согласовании бюджета. Мы не раздуваем смету, это не наш стиль. Но адекватно рассчитать количество еды для гостей – это база! Столкнулись с тем, что клиент решил порезать всё меню, аргументируя, что: «ему виднее»! А за несколько часов до начала мероприятия, мы получаем агрессивную обратную связь, что еды мало! И как мы могли так мало заказать?! Люди будут голодные! Мы всегда готовы к разного рода форс-мажорам, иначе в этой сфере никак, и мы смогли договориться с площадкой об открытии баров и выносу дополнительной еды. Кстати, деньги на это, в итоге нашлись.
А за несколько часов до начала мероприятия, мы получаем агрессивную обратную связь, что еды мало! И как мы могли так мало заказать?! Люди будут голодные!
Деньги не нашлись и на усиленный интернет для площадки, который был необходим. Убеждения о том, что некоторые операторы просто не ловят в помещении, были не услышаны. Но, за несколько дней до мероприятия мы вновь получили обратную связь о том, что: «как это мы не настояли на усиленном интернете?!» Как вы понимаете, на это деньги тоже нашлись! Только это уже были наши деньги. Иногда, сохраняя имидж и лицо компании, мы шли и на такие вещи, когда сводили всю прибыль с мероприятия до минимальных значений. Хорошо, что это пройденный этап и мы научились работать иначе!
Были и другие моменты. Когда мы получали презентации спикеров накануне, перед самими выступлениями, и вот, в моменте, спикер решает что-то поменять в выступлении! А их просто не успели задизайнить. Хотя презентации изначально не были нашей зоной ответственности, за считанные минуты до выхода спикера на сцену, ответственность резко переходила к нам! И все недоработки с открытием видео и технические моменты – это тоже становилось именно нашей проблемой.
Выжеорганизаторы! Должны были мысли читать!
Чему мы научились? Кроме того, что нужно начинать пить успокоительные за месяц до мероприятия?)
Мы внедрили базовые принципы, по которым работаем абсолютно с каждым клиентом:
-
Составленное и подписанное ТЗ. Оно составляется на основании заполненного брифа. Если требуются изменения, то подписываем дополнительное соглашение об изменениях ТЗ. На, «ну давай так решим, по-дружески», «даю слово пацана» теперь не ведёмся. Мы исключаем момент «ну мы же так говорили». Бюрократия? Нет, не думаем! Адекватность в работе и наша защита – это да!
-
Внедрили документ по оценки рисков. Любые кризисные моменты и риски мы также озвучиваем настойчиво, оцениваем степень этих рисков и передаем заказчику. Если для заказчика это окей, он подписывает. Таким образом мы снимаем с себя ответственность за то, что клиент не захотел делать и решил проигнорировать, сэкономив деньги.
-
Научились отказывать клиентам. Ментальное здоровье – это самое дорогое в жизни! Если на первом этапе с заказчиком не случается мэтч, то мы отказываемся от работы. Да, и это нормально!
То, что не убивает, делает тебя сильнее! В бизнесе это правило работает на 100 процентов!
Ну и самое главное! То, что не убивает, делает тебя сильнее! В бизнесе это правило работает на 100 процентов! Мы становимся сильнее, опытнее и дружнее! Потому что преодоление любых сложностей сплочает команду! А сложные кейсы – это возможность проанализировать и сделать в следующий раз иначе. А личный бренд и адекватное человеческое общение – это самая важная ценность в любой работе!
